Polityka prywatności PolishIndustrialService

1. Wstęp

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników odwiedzających naszą stronę internetową dostępną pod adresem https://polishindustrialservice.com oraz korzystających z naszych usług, w szczególności usług związanych z serwisem, utrzymaniem, naprawami, inspekcjami i wsparciem operacyjnym dla obiektów i instalacji przemysłowych.

Dbamy o to, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami szczególnymi z zakresu bezpieczeństwa i dokumentowania usług technicznych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest PolishIndustrialService, prowadzący działalność w zakresie usług serwisowych i technicznych dla przemysłu (dalej: „Administrator”).

W celu uzyskania szczegółowych informacji o Administratorze lub w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: PolishIndustrialService, ul. Przemysłowa 10, 00-000 Miasto, Polska,
• e-mailowo: [email protected],
• telefonicznie: +48 606 278 341.

Administrator może wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD). Informacja o powołaniu IOD oraz dane kontaktowe zostaną opublikowane na stronie /privacy-policy/, jeżeli będzie to miało zastosowanie.

3. Zakres gromadzonych danych

Zakres gromadzonych danych zależy od sposobu, w jaki korzystasz z naszej strony oraz usług. Dane osobowe mogą być zbierane w następujących sytuacjach:

• korzystanie z formularzy kontaktowych lub formularzy zapytania ofertowego na stronach Usługi, Naprawy, Inspekcje, Wsparcie oraz Kontakt,
• rezerwacja terminu wizyty serwisowej lub konsultacji technicznej,
• korzystanie z czatu na żywo (jeżeli jest dostępny),
• zapisy na komunikację marketingową (np. newsletter techniczny),
• przeglądanie zawartości serwisu, w tym podstron Projekty, Klienci i Referencje.

W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane dotyczące organizacji i projektu: branża, lokalizacja zakładu, rodzaj instalacji, informacje o urządzeniach, wymagania serwisowe i eksploatacyjne przekazane w treści zapytania,
• dane transakcyjne: informacje o zawartych umowach, zleceniach serwisowych, terminach realizacji oraz historii współpracy,
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem ze strony: adres IP, dane logów serwera, typ i wersja przeglądarki, ustawienia języka, typ urządzenia, system operacyjny, data i czas odwiedzin, odwiedzane podstrony, źródło wejścia na stronę,
• dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii, w tym identyfikatory sesji, preferencje użytkownika oraz dane statystyczne dotyczące ruchu na stronie.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do realizacji określonej usługi (np. przygotowania oferty, wizji lokalnej, realizacji umowy serwisowej czy wystawienia dokumentów księgowych).

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia usług i obsługi komunikacji z użytkownikami. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja usług technicznych i serwisowych – obejmuje przygotowanie i przedstawienie oferty, planowanie i wykonanie prac serwisowych, inspekcji, napraw, modernizacji, wsparcia operacyjnego oraz obsługę posprzedażową.
• Obsługa zapytań i kontaktu – udzielanie odpowiedzi na wiadomości wysłane za pośrednictwem formularzy na stronie, czatu na żywo, poczty elektronicznej lub telefonu, w tym planowanie spotkań, prezentacji rozwiązań oraz wizyt w zakładzie.
• Realizacja umów i obowiązków prawnych – zawieranie i wykonywanie umów z klientami oraz kontrahentami, prowadzenie dokumentacji serwisowej, wystawianie dokumentów księgowych, rozpatrywanie reklamacji, archiwizacja danych zgodnie z wymaganiami prawa.
• Marketing i komunikacja biznesowa – przekazywanie informacji o usługach, rozwiązaniach technicznych, promocjach, wydarzeniach branżowych czy nowych projektach, o ile użytkownik wyraził zgodę lub istnieje inna podstawa prawna do takiej komunikacji.
• Analiza i ulepszanie działania serwisu – prowadzenie statystyk odwiedzin i ruchu na stronie, analiza funkcjonalności, testowanie nowych rozwiązań, zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności serwisu.
• Zapewnienie bezpieczeństwa – zapobieganie nadużyciom i oszustwom, wykrywanie prób nieautoryzowanego dostępu, prowadzenie analiz incydentów bezpieczeństwa oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o następujące podstawy prawne przewidziane w art. 6 RODO:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy, w szczególności na etapie przygotowania oferty i planowania usług serwisowych;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, m.in. w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, bezpieczeństwa pracy, dokumentowania wykonanych czynności serwisowych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: zapewnienie bezpieczeństwa usług, dochodzenie roszczeń, prowadzenie analiz i statystyk, utrzymanie relacji biznesowych z klientami oraz promocja własnych usług w modelu B2B;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadkach, gdy prosimy o wyrażenie zgody (np. na przesyłanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, stosowanie określonych kategorii plików cookies ponad niezbędne minimum); zgoda może być w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

6. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać wyłącznie podmioty, którym Administrator powierzył ich przetwarzanie lub którym dane są udostępniane w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. W szczególności dane mogą być przekazywane:

• podmiotom świadczącym usługi hostingowe, serwerowe i utrzymania infrastruktury IT,
• dostawcom systemów do obsługi formularzy, czatu na żywo oraz komunikacji elektronicznej,
• firmom świadczącym usługi serwisowe, montażowe lub inspekcyjne działającym jako podwykonawcy Administratora przy realizacji zleceń,
• biurom rachunkowym, kancelariom prawnym oraz innym doradcom, jeśli jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora,
• organom publicznym, sądom, organom ścigania lub innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, zawierane są z nimi odpowiednie umowy powierzenia, określające m.in. zakres i cel przetwarzania oraz środki bezpieczeństwa. Dane co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do takiego przekazania, będzie się ono odbywać w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).

7. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu ich przetwarzania oraz wymogów prawnych. Dane są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu, a po jego upływie – przez okres wymagany przepisami lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• dane związane z realizacją umów i zleceń serwisowych – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych oraz czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (z reguły co najmniej 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania,
• dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego usług własnych – do momentu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą,
• dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu (w tym dane z plików cookies) – zgodnie z okresami życia poszczególnych plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika albo zmiany ustawień.

Po upływie właściwych okresów dane osobowe są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa użytkowników

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z RODO. W szczególności użytkownik ma prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza dane osobowe, a jeżeli tak, do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji o celach, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania i przysługujących prawach,
• sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, wniesiono sprzeciw lub przetwarzanie danych odbywało się niezgodnie z prawem,
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu,
• przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego; w przypadku zgłoszenia sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tych celach, chyba że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec interesów użytkownika,
• cofnięcia zgody – w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy ochrony danych.

W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem w sposób opisany w sekcji „Kontakt w sprawach prywatności”. W celu weryfikacji tożsamości Administrator może poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające potwierdzenie, że żądanie pochodzi od właściwej osoby.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

W celu ochrony danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub innymi naruszeniami stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do charakteru przetwarzanych danych oraz skali i kontekstu prowadzonych operacji serwisowych. W szczególności:

• stosujemy rozwiązania zabezpieczające infrastrukturę serwerową i sieciową, w tym mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowania transmisji (np. protokół HTTPS) oraz regularne aktualizacje oprogramowania,
• ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób, które zostały odpowiednio przeszkolone i zobowiązane do zachowania poufności,
• wdrażamy zasady bezpieczeństwa informacji w procesach realizacji usług technicznych i serwisowych, w tym w zakresie dokumentacji eksploatacyjnej i raportów z inspekcji,
• regularnie analizujemy ryzyka związane z przetwarzaniem danych oraz dostosowujemy środki bezpieczeństwa do zmieniających się zagrożeń i wymogów technologicznych.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W przypadku wystąpienia incydentu związanego z ochroną danych osobowych podejmujemy działania mające na celu ograniczenie skutków naruszenia i spełnienie obowiązków prawnych, w tym ewentualnego zgłoszenia naruszenia do właściwego organu nadzorczego oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą, jeżeli będzie to wymagane.

10. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, poprawy jego funkcjonalności oraz prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas korzystania z serwisu.

Możemy stosować następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiające podstawowe funkcje serwisu, takie jak nawigacja, obsługa formularzy kontaktowych i zabezpieczenie sesji użytkownika; bez nich strona nie może funkcjonować prawidłowo,
• cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika (np. preferencje językowe, preferowany sposób kontaktu) oraz usprawniające korzystanie z serwisu,
• cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane do analizy sposobu korzystania z serwisu, tworzenia anonimowych statystyk i raportów, co pomaga w ulepszaniu struktury i zawartości strony,
• cookies marketingowe – stosowane w celu prezentowania treści promocyjnych i informacji o usługach dopasowanych do zainteresowań użytkowników (jeżeli takie działania są prowadzone).

Podczas pierwszej wizyty na stronie użytkownik może zostać poproszony o wyrażenie zgody na stosowanie określonych kategorii plików cookies, które nie są niezbędne do funkcjonowania serwisu. Zgoda może zostać w każdej chwili zmieniona lub wycofana za pomocą narzędzia do zarządzania zgodami (jeżeli jest dostępne) lub poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej.

Większość przeglądarek umożliwia samodzielne zarządzanie plikami cookies, w tym ich blokowanie lub usuwanie. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu, w szczególności na działanie formularzy kontaktowych oraz narzędzi ułatwiających komunikację z naszym zespołem.

11. Zmiany w Polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, zmian w oferowanych usługach, rozwoju technologii lub dostosowania do nowych wymogów prawnych i wytycznych organów nadzorczych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest każdorazowo publikowana na stronie /privacy-policy/ i zawiera datę ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian, które mogą mieć wpływ na sposób przetwarzania Twoich danych osobowych, możemy podjąć dodatkowe działania informacyjne, w szczególności:

• umieszczenie wyróżnionej informacji na stronie głównej serwisu,
• przekazanie informacji drogą elektroniczną (np. e-mailem), jeżeli jest to uzasadnione charakterem relacji z użytkownikiem.

12. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, uwagi lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw użytkowników opisanych w sekcji „Prawa użytkowników”, można kierować do Administratora z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” za pośrednictwem następujących kanałów:

• adres e-mail: [email protected],
• adres pocztowy: PolishIndustrialService, ul. Przemysłowa 10, 00-000 Miasto, Polska,
• telefon: +48 606 278 341.

Aby ułatwić obsługę zgłoszenia, zalecamy wskazanie, z jakiej usługi lub formularza korzystałeś oraz opisanie żądania w możliwie precyzyjny sposób. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania żądania, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.